1.1.11 Vergaderen

Voorbereiding

  1. Stel de agenda op en verstuur hem tijdig
  2. Stel de vergaderdoelen vast en omschrijf deze concreet
  3. Bepaal datum, tijdstip, plaats en duur
  4. Stel vast welke stukken moeten worden meegezonden en hoe iedereen zich dient voor te bereiden
  5. Stel vast wie erbij moeten zijn
  6. Verdeel de rollen (m.n. wie notuleert)
  7. Bepaal de actielijst voor de agenda 

Tijdens de vergadering

  1.  De voorzitter begint op tijd, licht de basisregels toe, vat regelmatig samen (ook handig t.b.v. de notulist), zorgt dat de agenda wordt gevolgd en neemt (desgewenst) deel als lid
  2. De discussieleider houdt het vergaderproces in de gaten, zorgt dat iedereen betrokken blijft, roept lastige deelnemers tot de orde en treedt op als neutrale bemiddelaar
  3. De notulist noteert in kernwoorden de belangrijkste informatie en besluiten, vraagt om opheldering bij onduidelijkheden en maakt het verslag
  4. De deelnemers houden zich aan de basisregels, leveren ideeen en dragen bij aan het bereiken van overenstemmming. 

Evaluatie

  1. Evalueer de vergadering gezamenlijk
  2. Zoek manieren om verbeteringen aan te brengen.