2.2.4.8 Structureren

Om taken te kunnen vervullen, maar ook om een goed werkklimaat te creeren, dient men vergaderingen te structureren. De groep moet zijn interne communicatiestructuur organiseren om te voorkomen dat iedereen op eigen wijze en naar eigen behoefte zijn zegje doet en om conflicten te voorkomen. 

Hoe doe ik dat?

  1. U kiest op basis van het doel van de vergadering een bepaalde structuur
  2. U legt de communicatiestructuur van de groep vast in regels en afspraken over de wijze waarop de groepsleden met elkaar omgaan en hoe het groepsproces verloopt
  3. U combineert daartoe algemeen bekende regels over wat waar is, wat van waarde is en omgangsvormen (men laat elkaar uitpraten), met specifieke regels die voortkomen uit het doel van de bijeenkomst, bijv. het informeren van aanwezigen over een bepaald onderwerp.  
  4. U kiest voor een passende benadering in termen van formaliteit (grote groep, grote belangen, heftige emoties) of juist informaliteit. 
  5. U maakt op passende wijze gebruik van hulpmiddel als: agenda, taakverdeling, notulen etc.
  6. U evalueert.