3.1.2.4 Notulist
De notulist heeft als taak om schriftelijk vast te leggen wat er in de vergadering aan de orde is gekomen. Daarmee zorgt hij of zij voor een geheugensteuntje tijdens, maar ook voor de mogelijkheid om verantwooring af te leggen na de vergadering.
Hoe doe ik dat?
- U beseft dat uw verslaglegging, de notulen, het fundament zijn voor verdere besluitvorming. U voorkomt fouten
- U werkt nauw samen met de voorzitter, waarbij u elkaar faciliteert
- U zorgt voor overzicht van alles wat aan de orde is gekomen tijdens inventarisaties, bij voorkeur m.b.v. een voor iedereen goed zichtbaar opslagmedium
- U zorgt na de vergadering dat uw notulen iedereen, dus ook afwezigen en andere belangstellenden, informeren over hetgeen is besproken. Besluiten, afspraken en taken liggen schriftelijk vast zodat men er zich later op kan beroepen en bieden de voorzitter houvast bij de voorbereiding van de volgende vergadering
-
U kiest, afhankelijk van de functie en het belang van de notulen, voor een beknopte of een meer uitgebreide vorm
- U vergeet niet bovenaan de naam te vermelden van de groep die heeft vergadert en de plaats, de datum en het tijdstip van de vergadering. Daaronder staat de lijst met aan- en afwezigen vermeld. Vervolgens doet u per agendapunt verslag van de besprekingen
- U zorgt voor een neutrale, volledige en overzichtelijke weergave van hetgeen is besproken en besloten.
Meer weten? Zie Vergaderen