3.1.2.4.2 Faciliteren
Notuleren is een taak die zorgvuldigheid en concentratie vraagt zodat men niet tegelijkertijd inhoudelijk aan de discussie kan deelnemen, zeker niet als de notulen (mede) bedoeld zijn om naar andere instanties verantwoording af te leggen over genomen besluiten. Het is dan ook van belang dat de deelnemers, maar vooral de voorzitter, de notulist ondersteunen.
Hoe doe ik dat?
- U bereidt als duo, voorzitter en notulist, de vergadering voor
- U bewaakt als voorzitter de structuur van de vergadering, dat vergemakkelijkt de verslaglegging
- U maakt als voorzitter regelmatig samenvattingen
- U formuleert als voorzitter de te nemen/genomen besluiten zo helder mogelijk
- U bespreekt als duo, voorzitter en notulist, de vergadering inhoudelijk na en evalueert de gang van zaken
- U beseft dat de rol van notulist vaak wordt opgelegd en stelt dan een rouleersysteem in om de lasten zo eerlijk mogelijk te verdelen.