2.2.7 Tips

1.       Plannen

-          Zorg dat doelstellingen van de vergadering voor iedereen duidelijk zijn
-          Maak een lijst van onderwerpen
 
2.       Informeer betrokkenen
-          Zorg dat iedereen weet wat er wordt besproken, maar ook waarom en waartoe
-          Zorg dat benodigde gegevens en mensen aanwezig zijn
-          Zorg dat iedereen elkaar goed kan zien
-          Positioneer de voorzitter in het midden
-          Zet agressieve types naast de voorzitter en naast elkaar
-          Zet de notulist aan de andere kant van de voorzitter
-          Zet neutralen tegenover de voorzitter
 
3.        Voorbereiding
-          Stel een logische volgorde van onderwerpen vast
-          Ken aan iedere punt op basis van belang (niet op urgentie!) een bepaalde hoveeeltijd toe
-          Stuur iedereen de aldus ontstane agenda bijtijds toe
 
4.       Regie voeren
a.      Verenig de groep en voorkom agressie
-          Laat mensen stoom afblazen
-          Kies geen partij
-          Schakel neutrale deelnemers in, indien nodig
-          Gebruik neutrale feiten
 
b.      Richt de aandacht van de groep op de essentie van de vergadering en voorkom afdwalen
-          Blijf alert
-          Refereer eventueel aan de agenda
-          Stel regelmatig vragen om na te gaan of iedereen (nog) weet waar het over gaat en de discussie begrijpt
-          Maak regelmatig samenvattingen in eigen woorden; doe dit vaker naarmate de discussie chaotischer is
-          Zorg dat iedereen het begrijpt
 
c.       Mobiliseer de groep als geheel en voorkom dominantie van een of paar mensen
-          Laat iedereen aan het woord
-          Stel expliciet vragen aan de ‘stillen’
-          Noteer suggesties
-          Bouw voort op suggesties
 
  
5.       Verricht eerst diagnostiek en behandel pas later
-          Benoem eerst de feiten en data
-          Bespreek vervolgens de overwegingen
-          Neem tenslotte pas de beslissing
-          Hou deze fasen gescheiden en ga pas over tot de volgende fase als de vorige is afgerond
 
6.       Samenvatten
-          Vat alle beslissingen samen
-          Notuleer ze
-          Stel vast wie wat gaat doen (actielijst)
 
7.       Nazorg
-          Stuur notulen tijdig rond zodat mensen hun activiteiten kunnen uitvoeren voor volgende vergadering
-          Inventariseer vergaderthema’s
-          Zorg voor goede voorbereiding (zie Plannen)