3.1.2.6.5 Vergadertijger
Het is van belang om snel in te kunnen grijpen als er tijdens de vergadering zelf iets mis gaat. Dat vraagt moed en ervaring; wees een vergadertijger!
Hoe doe ik dat?
- U zorgt er voor dat u steeds duidelijk benoemt wie het woord heeft en wat het onderwerp is dat ter discussie staat
- U benoemt bij geroezemoes expliciet waar het over gaat en zorgt vervolgens voor een duidelijke afronding
- U verlegt het focus van de vergadering door samen te vatten, degenen die een inbreng hebben gehad te bedanken en voor te stellen om over een bepaalde (andere) kwestie de mening van anderen te vragen. Zonder het antwoord hierop af te wachten, richt u zich vervolgens expliciet tot een of meer anderen of op een ander punt van discussie
- U gebruikt metacommunicatie door mee te delen de inhoudelijke discussie te willen verlaten en een zogenaamd punt van orde te gaan bespreken. U benoemt het probleem en doet vervolgens een procedurevoorstel. U besluit met de vraag of men zich hieriin kan vinden. Pas als u instemming heeft, hervat u de vergadering. U heeft nu mandaat om eventueel corrigerend op te treden.
- U maakt zichzelf klein en onder verwijzing naar handicaps van uw kant (slecht gehoor, moeite met concentreren als mensen door elkaar heen praten etc.) geeft u aan dat u op deze wijze niet in staat bent de vergadering richting doelstellingen te begeleiden. Dit voorkomt dat goedwillende deelnemers het gevoel krijgen iets verkeerds te doen
- U schorst de vergadering, al of niet op formele gronden, en richt zich buiten de vergadering om even tot enkele leden. Afhankelijk van de situatie varieert uw toon daarbij van vriendelijk verzoekend tot ernstig vermanend.
Meer weten? Zie Problemen